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やるべきことを減らす芸術: To-Do リストを簡素化する 8 つの方法

注: 行動を減らす技術に関するこの記事は、寄稿者である Tammy Strobel によるものです。

最近、仕事で増え続けるやるべきことリストに圧倒されているように感じました。圧倒され始め、燃え尽き症候群の始まりが迫ってきたとき、やるべきことリストを簡素化し、ペースを落とす時期が来たとわかります。もしかしたら共感できるかも？今日は、私が効率を高めるために ToDo リストを簡素化した 7 つの方法を紹介します。やることを減らすということは、習慣を変える、抱きしめる静かな時間そして遅くなる。圧倒されるようなタスクを抱えている場合は、これらのアイデアが役立つことを願っています。やるべきことを減らす芸術: ToDo リストを簡素化する 7 つの方法

1. To Do リストは短くする

私のToDoリストには15以上の項目があり、長すぎて圧倒され、ストレスの原因になりました。行動を減らすことは不可能に思えました。これに取り組むために、私は紙のリストからデジタルノートに移行しました。メモアプリ。私は 2 人のクライアントと仕事をしているので、リストを 2 つの別々の文書に分割しました。さらに重要なのは、私が毎日の短いリストを作成することに専念したことです。クライアントごとに 1 日に 20 件のタスクを完了することは不可能ですが、私は 1 日に 3 ～ 4 件のタスクを完了できます。

2. アイゼンハワーマトリックスを試してみる

期限に従ってタスクに優先順位を付けると、日中の集中力が高まり、先延ばしにする。この方法は、アイゼンハワーマトリックスと呼ばれるツールに似ています。チームアサナこのツールは、緊急性と重要性に基づいてタスクを整理し、優先順位を付けるのに役立つタスク管理ツールであると説明しました。このツールを使用すると、最初に実行するタスク、後でスケジュールするタスク、委任するタスク、および削除するタスクに基づいて、タスクを 4 つのボックスに分割します。

3. タスクを小さなステップに分割する

通常、私はクライアントのために月に 3 件の助成金提案書を作成します。各提案を小さなステップに分割すると、説明文での組織の説明を完成させたり、プロジェクト予算の経費セクションを完成させたりすることが役立ちます。毎日小さなタスクに集中することで、助成金の提案書やその他のプロジェクトを完了することがそれほど困難ではなくなります。自分の小さなステップを見直すときは、それが十分に小さなものであることを確認してください。疲れることなく完了できるように、十分に小さいものにします。

4. 現実的な期限を設定すると、やるべきことを減らすことが容易になります

現実的な期限を設定することは、ストレスや燃え尽き症候群を避けるための 1 つの方法です。そうしないと、非常に短い時間枠で完了するにはタスクが多すぎます。また、期限にある程度の柔軟性がある場合は、それを受け入れるようにしています。特にチームと協力する場合。

5.デジタルツールまたはアプリを使用する

私は紙のプランナーと日記が大好きです。ただし、紙がチームプロジェクトの完了に必ずしも役立つとは限りません。上で述べたように、私はデジタル To Do リストや Asana などのアプリを活用し始めています。デジタルツールにはリマインダーや通知などの優れた機能があり、デバイス間で同期されます。また、このツールは自宅や旅行先での整理整頓にも役立ちます。

6. To Do リストを定期的に見直して更新する

朝仕事を始める前に、やるべきことリストを見直します。このルーチンには、リストからタスクを削除したり追加したり、必要に応じて優先順位を調整したりすることが含まれます。 To Do リストを定期的に見直すことで集中力を維持できるようになり、締め切りに間に合わない可能性が低くなります。また、何がうまくいっていて、何がうまくいっていないのかを振り返ることも私にとって重要です。私は常に新しいことを学んでいるので、定期的に振り返ることで自分のアプローチを個人的なプロジェクトや仕事のプロジェクトに適応させることができます。

7. タイムブロックを練習する

日中の時間をブロックすることが私を助けてくれました減速するそして focus on specific tasks. Here’s how I implement time blocking: I begin による reviewing my to-do list, selecting a task, そして dedicating a specific time period to work on it. For instance, when I’m writing an article, I usually allocate a 2-hour block for writing. Within this block, I write for 30 minutes, then I take a 5-minute movement break. I repeat this cycle until the 2-hour block is complete. This method keeps me alert そして engaged in my work, そして it’s been a great way to simplify my work life.

8. 毎日の To Do リストではなく、毎週の ToDo リストを試してみる

コートニー・カーバーは、毎日の ToDo リストではなく、毎週の ToDo リストを作成することを提案しています。彼女によると、私たちは 1 日にできることを過大評価しており、1 週間でやるべきことを考えるとペースを上げてしまう傾向があるそうです。彼女はまた、毎週リストに何かを追加するのではなく、やるべきことが完了したら時間を楽しむことを提案しています。休んでリラックスするのは健康的です。

おまけのヒント: 完了リストを作成する

時々、何も成し遂げられなかったと感じながら一日の仕事を終えることがあります。論理的には、これが真実ではないことはわかっています。 To Do リストのすべてにチェックを入れるわけではないかもしれませんが、だからといってその日の進歩が無効になるわけではありません。この気持ちを抑えるために、私は完了リストを作り始めました。完了リストまたは逆 ToDo リストは、達成することのリストです。 1 日の終わりに完了リストを作成する方が効果的だと思われるかもしれませんが、私の好みは、朝一番にリストに取り組み始め、一日中リストを追加し続けることです。白紙の紙や携帯電話の新しいメモから始めて、タスクを完了するたび、または何かを達成するたびに、大小を問わず入力を行うことができます。作家ナンディーニ・マハラジは言う .

完了リストを作成すると、ウェイトリフティング、洗濯、仕事のプロジェクトの前進などの達成を祝うのに役立つので、気分が高揚します。