整理整頓

デジタル整理のための小さなガイド

この記事を読んでいることは、おそらくあなたのデジタルライフのほんの一部にすぎません。さらに、次の 1 つ以上を実行することもできます。

仕事
ファイルを保存する
ゲームをする
映画を見る
電子メール
ツイート
フェイスブック
ピン
ウェビナーに参加する
写真を編集して保存する
写真を共有する
書く
プラン
ブログを読む
レシピを見つける
スカイプ
電話をかける

リストは延々と続きます。

私の仕事のほとんどは Macbook Pro で行われているのですが、数週間前に Macbook Pro の動作が悪くなり始めたときは不安になりました。何が間違っていたのでしょうか？私はすべてのファイルを定期的にバックアップしており (ただ言うだけではありません)、コンピューターは良好な状態にあるように見えました。

地元の Apple Genius Bar に予約を入れましたが、コンピューターの問題が自分で引き起こしたものであることを知り、嬉しい驚きを感じました (そして少し当惑しました)。ファイルを定期的にバックアップしているにもかかわらず、ダウンロードしたファイルを移動すると、ダウンロードフォルダーにコピーが残っていたとは知りませんでした。 3 年以上、うっかりファイルを保存してしまい、空き容量が足りなくなってしまいました。また、保存する必要のないものを iTunes に保存していたため、貴重なスペースを占有していました。

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Genius Bar の予約は無料で、所要時間は約 1 時間でした。今では私のコンピューターは新品同様になりました。

この経験は私に次のことを思い出させました

知らないことがたくさんあります。
オンラインビジネスを成功させるために、技術的な知識は必要ありません。
定期的にデジタルで整理整頓を行うと、生産性が向上し、良い仕事ができるようになります。

たまにデジタルで整理整頓したり、コンピューターに問題が発生したときに整理するのではなく、コンピューターのクラッシュや個人的なメルトダウンを防ぐためのルーチンを導入してください。この小さなガイドが役に立ちます。

毎週実行する 5 つの簡単なタスク

1. Dropbox を使用してファイルをバックアップします。
私も以前は、ファイルを定期的にバックアップしていると言いながら、バックアップしていなかった人の一人でした。その代わりに、私は無計画にたくさんのものを捨て、思いついたものを外付けハードドライブに置きました。現在、高解像度の写真の一部を外付けハードドライブにバックアップしていますが、作業の大部分は Dropbox で行っています。

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Dropbox で最も気に入っている点は、簡単にファイルを共有したり、Dropbox から直接ファイルを操作したりできることです。ファイルのバックアップについて嘘をつきやすくなります。

2. デスクトップをクリーンアップします。
コンピューターの電源をオフにできるからといって、ほぼ毎日デスクトップを見る必要がないわけではありません。最初にフォルダーやファイルがあちこちにあると、作業を始める前から混乱を感じるでしょう。代わりに、すべてのファイルをデスクトップ上の 1 つのフォルダーに保存するか、私のように Dropbox から直接作業します。

3. メール拒否から抜け出す。
毎日メールを優先順位付けし、時間的制約があると思われるものには簡潔に返信してから、仕事に戻ります。週に 1 回、返信するか残りを削除します。受信する電子メールの量によっては、すべての作業を毎日実行できる場合もあります。届いたすべてのメールに返信したり、すべてのメールに目を通したりするのはあなたの責任ではありません。何が重要で何がそうでないかを判断し、それに応じて処理します。

メールを To-Do リストとして扱わないでください。そうしないと、決して完了しません。

4. ゴミ箱を空にします。
とてもシンプルですが、この余分なステップが避けられたり、見落とされたりすることがあります。

5. 1 日休みます。
週 24 時間、すべてのデジタルから離れましょう。 24 時間に間に合わない場合は、小規模から始めてください。休憩によってファイルやコンピューターがデジタル的に整理整頓されるわけではありませんが、デジタル習慣が整理され、デジタルツールの使い方について考える時間が得られます。それらはあなたの人生に価値をもたらしていますか？それらはあなたの最高の仕事や人間関係を奨励していますか?改善のためにアプローチを変えていただけますか?

毎月実行する 3 つの簡単なタスク

1. ダウンロードフォルダーを空にします。
もしかしたらあなたはすでにこれを行っているかもしれませんが、知らなかったのは私だけです。 Mac では、[Finder] > (ユーザー名) > [ダウンロード] に移動し、ファイルを該当する場所に置き、残りを削除します。 PC で、C:Users(ユーザー名)Downloads に移動します。おそらく、大きな問題が発生する前にこれを行わずに何年も過ごすことができますが、この毎月の習慣により、コンピュータに使用していないファイルがなくなり、ダウンロードしたまま忘れていたファイルを思い出させる可能性があります。

2. アプリケーションを確認します。
アプリケーションフォルダーを見てください。使用しないものが入っている場合は、アンインストールしてください。

3. ブログフィードをゼロにします。
素晴らしいブログはたくさんありますが、たとえ善意を持っていても、すべてを読むことはできません。上位 3 つを選択してメールで購読し、残りを Feedly などのフィードリーダーに配置します。週に一度はブログをチェックし、読む時間がないものは削除してください。「後で読む」フォルダーを作成しないでください。後で読むは決して読まないためのコードです。チャンスを逃しているのではないかと心配な場合は、読むブログを減らすか、じっくり考える時間があるときにお気に入りのブロガーのアーカイブにアクセスしてください。

四半期ごとに実行する 2 つの簡単なタスク

1. 画像を削除します。
撮影した画像をカメラ、携帯電話、その他のデバイスから削除することはお勧めしません。代わりに、毎週 Dropbox にバックアップし、四半期ごとに確認してください。重複している画像、低品質の画像、または保持したくない画像を削除し、残りの画像を日付ごとに保存します。年末には、その年の画像を外付けハードドライブに移動してスペースを空けることができます。アルバムやプリントの作成に使用したい画像がある場合は、処理用に別のファイルにコピーを配置します。

2. ソーシャルメディアチャネルを評価します。
何気なく Facebook の友達を受け入れ、毎晩レシピをピン留めするのに何時間も費やしているのに、食事を作ったことがない人は、時間をかけて各ソーシャルメディアチャネルと関わり方を見直してください。 Facebook に価値を感じなくなった場合は、次の四半期アカウントを一時停止して、状況がどう変わるかを確認してください。短い (1 ～ 3 か月) の実験を行って、各チャネルの価値や気が散る程度を測定します。

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1 年に一度実行する簡単なタスク

1. 健康診断を受けてください。
Apple 製品をお持ちの場合は、年に 1 回 Genius Bar を訪れてください。一連の無料テストを実行して、コンピューターが最高の状態にあることを確認します。私が最後の健康診断を受けているときに、その技術者が別の顧客に、自分には専門的な技術的背景がないと話しているのを耳にしました。 Apple が彼を雇ったのは、彼がコンピューターの天才だったからではなく、人々とうまく仕事ができたからです。彼らは彼に残りを教えました。 (もう 1 つの重要な注意点は、始めるためにすべてを知る必要はないということです。)

Microsoft ストアでも、PC 用の Genius Bar に相当するものを提供しています。新しいコンピューターを購入する時期が来たら、アップグレードの機会があるかどうかを確認してください。 Apple はリサイクルプログラムを提供しており、現在のマシンをリサイクルすると、次回の購入に資金を提供します。

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先ほども言いましたが、私もすべてを知っているわけではありません。デジタル的に整理整頓するために使用している簡単な方法は何ですか?以下のコメントセクションで推奨事項を共有してください。

デジタルライフをシンプルにして、ワークフローを改善し、安心感をもたらします。