メールの受信箱から不要なものを削除する方法

編集者注: からのゲスト投稿です イーサン・ウォルドマンクラウドコーチのブログ

メキシコの人気のある名前

乱雑さについて、私が解消したい誤った認識があります。それは、乱雑さは物理的なオブジェクトのみであるという考えです。私たちはデジタルクラッターの時代に生きていると信じており、それを回避できるように支援することが私の使命です。

ここが問題です

私たちの生活の中での物理的な混乱はどこにでもあるため、対処するのは簡単です。クローゼット、棚、寝室のスペースを占めています。それは、新規購入、延滞料金、サブスクリプションの形でクレジットカードの請求書に表示されます。

私たちの生活には物理的な混乱が蔓延しており、私たちが幸せでいること、仕事をやり遂げること、より充実した生活を送ることが妨げられています。 AnimalSpiritual のようなサイトは、私たちが暮らす乱雑な文化と闘うという重要な目的を果たしています。

しかし、私は、混乱には別の形式があり、目立たないものの同様に蔓延しているもの、それがデジタルクラッターであると信じています。

デジタルクラッターを認識するのは難しい

デジタルの乱雑さの問題は、取り除くのがはるかに簡単であることです。ストレージスペースは非常に安く、自由に利用できるため、79 ドルの外付けハードドライブをもう 1 つ購入するだけで、そこにさらにゴミを保存し続けることができます。

今年はクラウドコンピューティングが大流行しましたが、ドキュメント、写真、音楽をオンラインに保存できる機能は非常に便利です。しかし、これは、デジタル上の混乱を常に目にしない場所に隠しておくもう 1 つの機会でもあります。

散らかりの専門家なら誰でも、散らかっていることが目の前にあるわけではなくても、精神的に大きなダメージを受ける可能性があると言うでしょう。たとえ 3 年間も自己啓発本を見ていなかったとしても、クローゼットの中に山積みになっている自己啓発本に関連して罪悪感を感じているかもしれません。

デジタルクラッターについても同様だと思います。クローゼット、地下室、屋根裏部屋を外付けハードドライブやクラウドストレージに置き換えるだけです。散らかったものは散らかったものです。

デジタルクラッターが最もひどいのはどこですか?

デジタルクラッターが問題となる可能性のある領域は数多くありますが、私が特に焦点を当てたいのは電子メールです。電子メールのクラッタは、次のようなさまざまな理由から、他の形式のデジタルクラッタよりも悪いです。

1. ほとんどの人は電子メールを毎日使用します

2. 電子メールは私たちのビジネス、社会生活、人間関係のコミュニケーションセンターです

3. Twitter や Facebook のほうがソーシャルなやりとりができるかもしれませんが、アクションアイテムのほとんどは電子メールで受け取るため、メッセージが山積みになる可能性が高くなります。

「より少ないものでより多くを」というテーマに沿って、電子メールの煩雑さを軽減して、デジタルの煩雑さを軽減する方法についていくつかのテクニックを紹介したいと思います。これは、電子メールのクラッターバストを実行する前段階と考えてください。

購読を解除する

受信トレイを調べて、ニュースレター、プロモーションメール、ショッピング通知などを探します。各メッセージを開いて、このメールが本当に役に立っているかどうかを自問してください。この情報を別の方法で入手できないか?

その場合は、購読を解除することを検討してください。できるだけ多くのリストから購読を解除してください。削減するもう 1 つの方法は、Facebook、Twitter、LinkedIn からの電子メール通知をオフにすることです。新しいフォロワーを獲得するたびにメールを受け取る必要があるのはなぜですか?これらの自動メッセージを減らすことで、電子メール内のノイズの量を減らすことができます。そうすれば、実際に受信トレイに何が届くかが実際に重要になります。

このプロセスについては、無料の資料で詳しく説明します。メール忍者キット推奨される検索用語やすぐに購読を解除する方法などのリソース。

メールの送信を減らす

受信する電子メールの量を減らす 1 つの方法は、送信する電子メールの量を減らすことです。私にとって、これは「全員に返信」を決してクリックしないことを意味します。メールに全員に返信すると、膨大な数のメールが返されることが確実になります。これらのメールは、アクションアイテムや重要な情報を見つけるために分類する必要があります。

私は電子メールを送信する前に、簡単な電話やテキストメッセージの方がよいのではないかと自問します。ある意味、メールを送信すると、今すぐにでもできるはずの会話が先延ばしされてしまうだけです。

電子メールを送信するしかない場合は、要点を簡潔にまとめてください。おそらく、短くて要点を絞った内容が得られるでしょう。小説を書く場合、簡潔な答えを期待しないでください。

整理する

私がすべてのクライアントに与えるアドバイスの 1 つは、組織化は一度混乱が発生すると始まらないということです。新しいプロジェクトや大量の電子メールを生成する通信を開始する場合は、すぐにそのプロジェクト用のフォルダーまたはラベルを設定します。メッセージが 5 件または 10 件出てくるまで待ってから、そのメッセージのホームを作成しないでください。

Gmail をお持ちの場合は、この組織プロセス全体を自動化することもできるため、電子メールを適切なフォルダーに手動で保存する必要がなくなります (これについては、Email Ninja Kit で詳しく説明します)。